Proprietários de imóveis comerciais frequentemente tomam decisões críticas com base em informações incompletas, de acordo com Bill Douglas, CEO da OpticWise. Em uma discussão recente, Douglas destacou um problema generalizado: os dados sobre o desempenho de um edifício são filtrados à medida que sobem na cadeia de comando, deixando proprietários e gestores de ativos sem o quadro completo.
“Depende de quantos filtros são aplicados antes que um tomador de decisão os receba”, disse Douglas. O processo de filtragem não é malicioso, observa ele, mas uma consequência natural de como as informações são solicitadas e relatadas. Um gerente de propriedade pede a um engenheiro predial dados específicos e recebe apenas isso. O gerente de propriedade então repassa o que é de sua responsabilidade a um gestor de ativos ou proprietário. “Não que esteja sendo manipulado”, disse Douglas, “mas está sendo filtrado”. Ele enfatiza que as pessoas não estão mentindo; elas estão atuando de acordo com as métricas pelas quais são medidas e remuneradas. Se um número parece ruim, pode não entrar no relatório.
O resultado é que as equipes corporativas, especialmente os gestores de ativos, frequentemente criam suas próprias planilhas para recuperar as informações perdidas. Os dados existem, mas não estão chegando até eles na íntegra. Douglas, que treinou empreendedores por 30 anos, aponta a diferença entre indicadores-chave de desempenho (KPIs) retrospectivos e prospectivos. Os demonstrativos financeiros mensais mostram como uma propriedade se saiu, mas não mostram como mudar resultados futuros. “Se eu quero mudar o NOI, se eu quero mudar as despesas de utilities, quais são os dados que realmente farão isso mudar daqui para frente?”, disse ele. “Não posso mudar minhas finanças até olhar para os insumos.”
Planilhas caseiras criam problemas adicionais. Quando uma pessoa mantém os números, as informações ficam atrás do login dessa pessoa, e não com a empresa. Quando as planilhas são enviadas por e-mail de um lado para o outro, a cópia que alguém está lendo pode já estar desatualizada. O custo fica claro durante uma venda ou financiamento. A equipe de due diligence de um comprador ou credor pede o histórico operacional por trás de um número, e a resposta honesta é que ele está no laptop de alguém. “Qualquer coisa pode acontecer. Péssima imagem”, disse Douglas. “Mais comumente, as pessoas param de perseguir isso.” Outras vezes, o proprietário começa a coletar dados adequadamente a partir daquele momento, o que significa que o histórico utilizável começa no primeiro dia, em vez de retroagir anos. De qualquer forma, lacunas nos dados operacionais tornam uma propriedade mais difícil de avaliar, afetando tanto o prazo quanto o preço de um negócio.
Muitas empresas respondem criando painéis em torno de um punhado de métricas principais. Douglas diz que isso ajuda, mas tem limites. Uma pessoa pode realisticamente acompanhar de seis a 12 medidas, enquanto um edifício produz muito mais informações. “Alguém cria um painel em torno disso e pensa que tem controle sobre tudo”, disse ele. “Tudo o que tem é visibilidade dos KPIs. Isso não é controle.” O controle real, argumenta ele, vem do acesso aos dados de origem. “Dados agregados dizem o que aconteceu. Dados de origem ajudam a entender por quê”, disse ele. Um benchmark pode mostrar que uma propriedade está no 40º percentil para uso de energia, mas apenas os dados operacionais mostram o que corrigir. Com o conjunto completo de dados em um só lugar, o software pode monitorar anomalias que as pessoas não conseguem, sinalizando qualquer coisa fora de seu intervalo normal ao longo do tempo. Diferentes partes interessadas — de engenheiros prediais a CFOs — podem então ver a visão de que precisam a partir dos mesmos dados. Douglas deixa claro que isso não se trata de substituir funcionários. “Sua propriedade ainda precisa daquele número de gerentes de propriedade”, disse ele. O valor vem da eficiência e de decisões baseadas em informações completas, em vez de relatórios filtrados. Mais sobre essa abordagem está disponível no blog da OpticWise. Douglas é coautor do best-seller Peak Property Performance®: Game-Changing AI and Digital Strategies for Commercial Real Estate e apresentador do podcast Peak Property Performance.
