O mercado de software para associações de proprietários é dividido entre plataformas empresariais construídas para empresas profissionais de administração de propriedades e as necessidades dos conselhos de HOAs autogeridos. Essas associações voluntárias de comunidade única estão cada vez mais mal atendidas pelas ferramentas que dominam os resultados de busca, de acordo com Clayton Thompson, cofundador da HOA Start, uma plataforma criada especificamente para associações autogeridas.
Thompson argumenta que o descompasso entre software empresarial e conselhos autogeridos é estrutural, não incidental. Plataformas empresariais são projetadas para resolver os pontos problemáticos de administradores profissionais que supervisionam dezenas ou centenas de comunidades: rastrear pagamentos a fornecedores, gerenciar finanças em várias carteiras e produzir relatórios para clientes. O tesoureiro voluntário de uma associação de 80 casas não é o cliente que essas plataformas tinham em mente.
Para conselhos autogeridos que usam plataformas empresariais, a lacuna de visibilidade financeira é imediata. Os pagamentos chegam, os fornecedores são pagos, mas o tesoureiro não vê nada disso em tempo real—apenas um relatório mensal ou trimestral produzido pela camada de administração. “Você não tem ideia de nada disso que está entrando”, disse Thompson. “Você só tem que confiar que está exatamente do jeito que deveria estar.”
Thompson contrasta isso com a forma como ele administra sua própria empresa. Ele não gerencia as finanças pessoalmente, mas monitora a atividade de pagamentos diariamente e revisa os desembolsos a fornecedores em tempo real. Essa visibilidade contínua é o que lhe permite confiar no resumo mensal que seu CFO apresenta. Um tesoureiro voluntário usando uma plataforma empresarial não tem ponto de acesso equivalente—e é solicitado a apresentar informações financeiras aos proprietários como fato, sem nunca ter verificado nada de forma independente.
A lacuna voltada para a comunidade é igualmente significativa. As plataformas empresariais não fornecem infraestrutura para comunicação com os moradores, fluxos de trabalho de solicitação arquitetônica, reservas de comodidades ou acesso a documentos. Os conselhos frequentemente preenchem o vazio com soluções improvisadas, como páginas no Facebook, cadeias de e-mail e avisos físicos, que alcançam apenas uma fração dos moradores. Thompson observa que uma estratégia de comunicação baseada no Facebook alcança, no máximo, a parcela de moradores que seguem a página da comunidade e por acaso veem uma postagem durante o pouco tempo de rolagem. Em muitas comunidades, isso é 60% dos proprietários ou menos. “Se apenas 60% da HOA está no Facebook, você só vai conseguir alcançar 60% das pessoas”, disse Thompson. “Essa não é uma boa solução.”
Além da lacuna de recursos, as plataformas empresariais criam uma barreira de preço que efetivamente exclui a maioria das comunidades autogeridas. Os limites mínimos de conta podem chegar a US$ 500 por mês ou mais, enquanto a HOA autogerida média gasta entre US$ 2.000 e US$ 3.000 anualmente em software. Muitos provedores empresariais não aceitam o negócio de uma única comunidade.
O resultado é um mercado onde as plataformas mais visíveis e mais divulgadas são inacessíveis para as comunidades que constituem uma parte substancial do cenário de HOAs. Conselhos autogeridos—que Thompson estima representarem 30 a 40 por cento das associações em todo o país—ficam para avaliar opções construídas para um perfil de cliente que não corresponde ao deles, ou para montar soluções improvisadas com ferramentas não projetadas para a governança comunitária.
Os serviços de contabilidade recentemente lançados pela HOA Start estendem esse princípio ainda mais, dando aos conselhos autogeridos acesso à administração financeira profissional a um preço construído para comunidades que não têm uma empresa de administração absorvendo o custo.
A visão de Thompson é que as premissas de design incorporadas nas plataformas empresariais são profundas demais para serem corrigidas. Um conselho voluntário é melhor servido por software construído para eles desde o início—plataformas onde o conselho e o proprietário são o cliente principal, não o administrador de propriedades.
A lista de verificação prática para os conselhos é direta: A plataforma dá ao tesoureiro visibilidade direta na atividade de pagamento? Ela fornece ferramentas de comunicação bidirecional que alcançam os moradores por e-mail e texto, não apenas mídias sociais? Ela suporta armazenamento de documentos, fluxos de trabalho arquitetônicos e votação online sem exigir complementos? E ela acomoda a realidade de que uma parcela significativa dos moradores em muitas comunidades ainda prefere pagar com cheque?
Comunidades que fazem essas perguntas antes de se comprometer com uma plataforma tendem a descobrir que o campo se estreita consideravelmente—e que as plataformas construídas para administradores profissionais nunca foram o ponto de partida certo. Para mais informações, visite HOA Start.
