À medida que o ano fiscal se aproxima do fim, os investidores imobiliários frequentemente se desdobram para reconstruir seus gastos relacionados ao imóvel a partir de extratos bancários e recibos. Segundo a CostSegRx, uma empresa de segregação de custos baseada em engenharia, esse esforço de última hora costuma resultar em perda de detalhes que podem afetar significativamente as deduções de depreciação. "Os proprietários deveriam realmente documentar todas as suas melhorias de capital e despesas ao longo do ano", disse Brian Kiczula, da CostSegRx. "Não apenas no fim do ano." O objetivo não é um sistema de arquivamento perfeito, mas um registro claro do que foi feito, quando foi concluído e quanto custou.
A distinção entre melhorias de capital e reparos é crucial. Muitos investidores agrupam todos os custos do imóvel e tentam deduzi-los imediatamente, mas as regras fiscais tratam essas categorias de forma diferente. Quando um contador ou profissional de segregação de custos analisa os gastos, normalmente aplica o teste BAR — perguntando se cada custo é uma melhoria, uma adaptação ou uma restauração. Os custos que atendem a uma dessas definições geralmente devem ser capitalizados e depreciados ao longo de 27,5 anos para imóveis residenciais de aluguel, 39 anos para imóveis comerciais, ou vidas mais curtas de 15, 7 ou 5 anos, dependendo do ativo. Os custos que não passam no teste geralmente se enquadram em reparos e manutenção, que podem ser deduzidos no ano em que foram incorridos. Sem registros adequados, não há maneira confiável de determinar a categoria correta para cada despesa.
Na experiência da CostSegRx, as lacunas de documentação mais comuns envolvem recibos individuais e descrições claras do trabalho realizado. Os proprietários tendem a se dividir em dois grupos: os que guardam todos os recibos em uma pasta na nuvem e acompanham as melhorias com datas em uma planilha, e os que sabem aproximadamente quanto gastaram, mas não conseguem detalhar os custos entre piso novo, janelas, iluminação ou reforma de banheiro. O segundo grupo muitas vezes não tem culpa. Muitos empreiteiros cobram em valores globais sem discriminar cada componente. Para proprietários nessa situação, a CostSegRx utiliza estimativa de custos de construção para reconstruir os custos do empreiteiro a partir da descrição do proprietário e de imagens do imóvel, permitindo que cada melhoria seja classificada adequadamente.
Para o restante deste ano e além, a empresa recomenda hábitos simples: guardar o recibo ou a fatura de cada projeto, anotar brevemente o que foi feito, registrar a data de conclusão e tirar fotos da melhoria finalizada. O momento se torna especialmente importante quando um imóvel é adquirido e reformado no mesmo ano. Os proprietários devem documentar quando as melhorias foram colocadas em serviço em relação ao próprio imóvel. Se as reformas foram concluídas antes de o imóvel entrar em serviço, o estudo de segregação de custos original pode precisar de ajuste. Por exemplo, substituir todo o carpete antes de o edifício entrar em serviço exigiria remover o valor do carpete antigo da alocação do preço de compra e adicionar o novo carpete. Se o imóvel entrou em serviço primeiro e uma grande reforma ocorreu meses depois, o preparador de impostos normalmente receberia dois cronogramas de ativos fixos separados — um para a aquisição e outro para a reforma. A mesma abordagem se aplica quando um imóvel é comprado em um ano e reformado no seguinte, um padrão que a CostSegRx costuma ver com hotéis.
A desorganização é comum entre locadores, mas raramente é tarde demais para se organizar. A CostSegRx concluiu recentemente um estudo sobre uma reforma de vários anos em três edifícios — um restaurante, uma pousada boutique e um grupo de lojas — em que o proprietário não tinha dados originais de construção, mas a equipe ainda assim produziu um estudo de qualidade. Desde que o proprietário possa documentar que as melhorias foram feitas, um estudo geralmente ainda pode ser realizado. A lição prática é parar de tratar a documentação como uma tarefa de fim de ano. Mantenha registros à medida que o trabalho acontece, compartilhe-os com seu contador e pergunte desde cedo como as reformas serão classificadas. Para mais informações, visite costsegrx.com.
