Quando proprietários de imóveis avaliam empresas terceirizadas de administração, a taxa de administração muitas vezes domina a conversa. No entanto, especialistas do setor sugerem que esse foco pode ser equivocado, com outros fatores tendo um impacto maior no resultado final. Ron Kutas, Diretor Executivo da OneWall Communities, uma empresa que atua como proprietária e também oferece serviços de administração para terceiros, argumenta que a fixação na taxa desvia os proprietários de onde o dinheiro realmente se move.
Kutas ilustra o ponto com uma aritmética simples: uma redução de 25 pontos-base na taxa de administração de uma propriedade com uma receita de aluguel de US$ 2 milhões economiza US$ 5.000 anualmente. Em contraste, uma diferença de 200 pontos-base na inadimplência na mesma propriedade equivale a aproximadamente US$ 40.000. "Você está negociando um dos menores números da página", diz ele. As perguntas que realmente movem o resultado, em sua opinião, são a rapidez com que um administrador gira as unidades e sua política de inadimplência.
Ele alerta ainda que um administrador disposto a baixar de 3% para 2,5% deve recuperar esse meio ponto em outro lugar. Isso pode se manifestar como custos repassados mais altos, mais pessoal do escritório central cobrado à propriedade ou atenção reduzida ao ativo. Uma taxa que parece baixa demais para ser lucrativa muitas vezes não é tão baixa quanto parece.
A linha que Kutas diz que os proprietários devem pressionar é a dos repasses de custos—as despesas cobradas à propriedade além da taxa. Ele enquadra isso como um teste: peça ao administrador para explicar cada repasse além da taxa de administração. Uma empresa orientada por receita tende a ser vaga, enquanto um operador proprietário tem um cronograma pronto para enviar e pode explicar o propósito de cada cobrança.
A qualidade dos relatórios também oferece pistas antes da assinatura. Kutas aponta contas genéricas no plano de contas como um sinal de alerta—uma única linha de "reparos e manutenção" em vez de uma discriminação em pintura, elétrica, encanamento e mais. "Quanto menos detalhe, mais preocupado eu ficaria", diz ele, pois relatórios superficiais podem esconder gastos indiferenciados.
A falta de padronização nas estruturas de plano de contas do setor e os diferentes limites de aprovação de despesas (de US$ 500 a US$ 1.000 ou uma porcentagem acima do orçamento) deixam o lado das despesas opaco. Essa fragmentação é a razão pela qual a taxa, o único número claramente visível, se torna o ponto de negociação padrão.
Perguntas relacionadas a pessoas também são cruciais. Kutas aconselha os proprietários a perguntar quem é o gerente regional designado para a propriedade, seu histórico e tempo de casa. Um regional novo no cargo ou não familiarizado com o tipo de ativo é um sinal de alerta. Além disso, os proprietários devem perguntar sobre a reserva quando um gerente de comunidade ou de serviços não estiver disponível. Uma empresa com verdadeira profundidade de pessoal é preferível a uma que depende de mão de obra temporária. A falta de profundidade é uma razão comum pela qual a OneWall recusa contratos.
Os proprietários muitas vezes atribuem erroneamente o baixo desempenho ao administrador quando isso decorre de um mercado fraco ou vice-versa. Kutas sugere usar dados e autoconhecimento: o desempenho do mercado pode ser verificado com números públicos, e os padrões de propriedade revelam problemas—"Se você está no seu terceiro administrador em quatro anos, provavelmente não é a administradora".
Kutas enfatiza o valor de um administrador disposto a recusar negócios. "Vendemos atenção e trabalho", diz ele. Uma empresa que se estica demais para ganhar todos os contratos pode ser menos capaz de atender bem qualquer cliente individual. À medida que os proprietários se tornam mais exigentes, os administradores que conseguem responder às perguntas mais difíceis em detalhes provavelmente se destacarão daqueles que competem apenas no preço.
Para mais informações, visite onewallcommunities.com.
