Organizações que lidam com dezenas ou centenas de entregas recebidas diariamente estão abandonando os métodos manuais de registro, de acordo com um anúncio recente da TekCore. A mudança é impulsionada por uma lacuna persistente na documentação que deixa as equipes de recebimento incapazes de resolver disputas sobre encomendas perdidas. Universidades, hospitais, escritórios corporativos e comunidades residenciais estão entre os mais afetados, pois cada um canaliza inúmeras entregas por uma única recepção, doca de carga ou central de correspondência.
Registros manuais e baseados em planilhas falham de maneiras previsíveis: nomes são escritos incorretamente, números de rastreamento são inseridos errados e não há maneira confiável de confirmar quem assinou por uma encomenda ou quando. Essas falhas normalmente não são resultado de funcionários descuidados, mas sim das limitações inerentes à escrita manual e à memória durante períodos de alto volume. Quando dezenas de encomendas chegam em uma janela curta, a precisão cai, e a lacuna muitas vezes passa despercebida até que um destinatário conteste uma entrega semanas depois.
Softwares de rastreamento de encomendas recebidas abordam essa questão diretamente. A equipe escaneia o código de barras da transportadora em vez de escrever o número de rastreamento à mão, e o sistema identifica automaticamente a transportadora, associa o destinatário e registra o horário de chegada em segundos. Os destinatários são notificados imediatamente por mensagem de texto ou e-mail, e uma assinatura digital, junto com uma foto opcional, é capturada na retirada para fechar a cadeia de custódia. Como cada entrada é gerada por um escaneamento e não por escrita manual, o registro permanece consistente independentemente de quem está trabalhando no balcão naquele dia.
Vários indicadores sugerem que uma operação de recebimento superou a capacidade do registro manual. A equipe pode gastar mais tempo explicando encomendas perdidas do que registrando novas, o volume de entregas não pode ser relatado sem contar manualmente as entradas, os destinatários frequentemente relatam que nunca foram notificados e diferentes membros da equipe registram o mesmo tipo de entrega de forma inconsistente. Qualquer um desses sinais pode parecer menor, mas juntos eles apontam para um processo que já está custando mais tempo da equipe do que a maioria das organizações percebe. Como o custo está distribuído em muitos pequenos atrasos, muitas vezes não é abordado até que uma disputa séria ou uma auditoria force a questão a vir à tona.
Organizações que avaliam softwares de rastreamento de encomendas recebidas são aconselhadas a confirmar várias capacidades antes de selecionar um sistema: compatibilidade de código de barras com várias transportadoras, notificações automáticas aos destinatários, funcionalidade offline que continua funcionando sem conexão à internet e captura de assinatura na retirada. Um sistema que apenas registra as chegadas sem confirmar a retirada resolve metade do problema, já que as disputas são tão frequentemente sobre quem coletou uma encomenda quanto sobre se ela chegou ou não.
O software está disponível nas edições em Nuvem e On-Premise, permitindo que as organizações escolham hospedagem em nuvem sem instalação de servidor ou uma implantação on-premise que mantém todos os dados dentro de sua própria rede. Essa flexibilidade é importante para organizações com requisitos específicos de infraestrutura de TI, políticas de segurança ou restrições orçamentárias, pois nenhum dos modelos de implantação exige sacrificar funcionalidades essenciais. O sistema também inclui um portal de autoatendimento para destinatários, o que reduz o volume de consultas na recepção, permitindo que os destinatários verifiquem diretamente seu próprio histórico de entregas e retiradas. Com o tempo, esse recurso tende a liberar horas significativas da equipe que, de outra forma, seriam gastas respondendo repetidamente às mesmas perguntas sobre status.
A maioria das organizações pode implementar o sistema sem substituir o hardware existente, pois ele foi projetado para funcionar com leitores de código de barras, telefones e tablets já em uso. O treinamento da equipe normalmente leva uma única sessão, e as integrações de diretório com Active Directory e sistemas existentes de gestão de propriedades ou ERP reduzem a configuração manual durante a integração. Uma análise completa do processo da cadeia de custódia está disponível online, junto com um white paper detalhando o modelo de documentação subjacente e como ele se sustenta quando uma entrega é formalmente contestada.
Organizações que continuam a depender do registro manual muitas vezes fazem a mudança somente após um incidente específico, como uma encomenda perdida que não pode ser rastreada ou uma auditoria que expõe lacunas nos registros existentes. Avaliar um sistema antes desse ponto tende a ser o caminho menos custoso, pois permite que a equipe construa um registro limpo e consistente desde o início, em vez de tentar reconstruí-lo depois que uma disputa já escalou.
