A Prestige, empresa fundada em 2015 por Jennifer Garland, anunciou um novo serviço de suporte para assinatura de planejamento patrimonial que combina impressão de documentos, montagem de pastas e entrega por um tabelião ao signatário. O serviço, oferecido por meio da Prestige Notaries, foi desenvolvido em resposta à carga de trabalho administrativo de um escritório de planejamento patrimonial e agora está disponível para escritórios de planejamento patrimonial em geral.
O serviço teve origem com um cliente que montava pastas de trust com abas internamente e pagava para enviá-las. A Prestige assumiu o pedido de pastas e abas, a impressão dos documentos, a organização e a selagem dos materiais, e o agendamento do tabelião para levar o pacote completo ao signatário. Nesse arranjo, o escritório não precisava mais montar pastas nem arcar com custos de envio. Esse fluxo de trabalho traz as tarefas de preparação para a atribuição de assinatura, em vez de deixá-las com a equipe do escritório.
O desenvolvimento reflete uma abordagem descrita por Jennifer Garland, fundadora, presidente e CEO da Prestige Companies: ouvir as necessidades operacionais específicas de um cliente e construir suporte em torno dessas necessidades. Neste caso, um processo criado para um escritório tornou-se um serviço oferecido de forma mais ampla.
Garland fundou a Prestige depois de trabalhar como paralegal no escritório do Procurador-Geral do Estado de Washington e de gerenciar uma empresa de hipotecas. Sua experiência no setor de hipotecas expôs a necessidade de processos simplificados e tabeliães previamente avaliados. A Prestige Notaries foi criada para atender a essa necessidade e hoje atende bancos, corporações e escritórios de advocacia, com um banco de dados de mais de 260.000 tabeliães em todos os 50 estados.
Profissionais independentes são centrais para o modelo de serviço da empresa. Garland descreve os tabeliães e agentes de campo que trabalham com a Prestige como pequenos empresários cuja independência permanece importante para o relacionamento. Sua abordagem enfatiza ajudar esses profissionais a se tornarem contratados autossuficientes, em vez de dependentes da empresa. O suporte ao trabalho deles inclui expectativas claras, acesso a recursos e comunicação contínua com a equipe de serviço.
A Prestige Notaries mantém um conjunto fundamental de procedimentos operacionais padrão em todos os setores e clientes. O treinamento aborda esses padrões e sua aplicação, enquanto conversas contínuas com a equipe de serviço informam mudanças procedimentais quando as circunstâncias exigem. A empresa combina essa estrutura com um processo consistente de avaliação para cada tabelião que coloca, independentemente da localização do profissional ou da atribuição do cliente.
A lei notarial varia por estado, e a Prestige construiu uma biblioteca de guias estado por estado para sua equipe. Os guias fornecem uma referência para requisitos específicos de cada jurisdição, sem exigir que os membros da equipe dependam da memória. Juntamente com treinamento e avaliação, a biblioteca faz parte do suporte operacional por trás de atribuições envolvendo profissionais em diferentes estados.
O histórico de atribuições da empresa inclui pedidos que exigem coordenação substancial de viagens. Para um executivo que participava de um retiro em uma ilha remota do Alasca, a Prestige providenciou que um tabelião e um agente de campo viajassem de hidroavião, permanecessem na ilha por vários dias, obtivessem a assinatura e devolvessem o documento dentro do prazo. Os voos chegavam à ilha apenas duas vezes por semana, tornando os horários de transporte parte do planejamento da atribuição. Uma atribuição separada em outra parte remota do Alasca exigiu que um tabelião encontrasse um guia e viajasse de snowmobile até um marco de milha para alcançar o signatário. A Prestige também coordenou uma assinatura comercial envolvendo 17 signatários em cinco cidades e três fusos horários, com as assinaturas ocorrendo simultaneamente.
A coordenação administrativa também inclui o rastreamento de envios dentro da plataforma usada pela Prestige. A equipe e os clientes podem rastrear envios sem sair dessa plataforma ou ligar para uma transportadora para obter atualizações. A abordagem de Garland conecta esse tratamento do trabalho rotineiro de status com a preservação da atenção da equipe para atribuições que exigem envolvimento pessoal direto. O serviço de planejamento patrimonial aplica uma abordagem semelhante à preparação física e entrega de materiais de assinatura.
A oferta de planejamento patrimonial combina a coordenação de assinatura existente da Prestige com um fluxo de trabalho definido de preparação de documentos. Seu escopo abrange as pastas, abas, materiais impressos, organização, selagem e entrega descritos no arranjo original do cliente. O serviço coloca essas tarefas dentro da atribuição realizada pela Prestige e seus profissionais de campo, em vez de manter a montagem de pastas como responsabilidade interna do escritório de planejamento patrimonial.
Para escritórios de planejamento patrimonial, este serviço pode reduzir despesas gerais e permitir que a equipe se concentre em tarefas de maior valor. Também ressalta a tendência crescente de terceirização de funções administrativas nos serviços jurídicos. Para o setor notarial, destaca o papel em expansão dos tabeliães no suporte de assinatura de ponta a ponta. À medida que a Prestige continua a inovar, seu modelo pode influenciar como outros serviços de assinatura abordam a preparação e entrega de documentos.
