A FleetCollect, uma plataforma de software de conformidade para caminhões que atende proprietários-operadores e pequenas frotas em todos os 50 estados, lançou um recurso de prontidão para auditoria IFTA que detalha o que os auditores de impostos sobre combustível estaduais exigem e o combina com um aplicativo que captura esses registros automaticamente. O aplicativo da empresa para iPhone registra a quilometragem e as compras de combustível estado por estado em segundo plano e as exporta como arquivos XLS, XLSX e CSV — os formatos de planilha aceitos pelos auditores.
Uma auditoria do Acordo Internacional de Imposto sobre Combustível (IFTA) reconstrói um ano inteiro de viagens, estado por estado e caminhão por caminhão. Cada jurisdição IFTA é obrigada a auditar aproximadamente 3% de suas contas licenciadas a cada ano, e muitas contas são selecionadas aleatoriamente — portanto, um operador não precisa fazer nada de errado para ser escolhido. As transportadoras devem manter seus registros de distância e combustível por quatro anos, que é também o período que uma auditoria pode retroagir. Para um motorista que mantém registros em papel e uma caixa de recibos de combustível, reconstruir esse ano sob demanda é a parte difícil; a questão raramente é se as milhas foram percorridas, mas se o operador pode provar onde.
A FleetCollect registra uma trilha contínua de GPS para cada viagem e atribui cada milha à jurisdição correta usando detecção de linha de fronteira estadual de alta resolução. As distâncias são calculadas a partir do rastreamento de GPS, dando ao motorista um registro defensável e com carimbo de data e hora de datas, coordenadas, rota de viagem, distância total, distância por jurisdição e número da unidade do veículo — os elementos principais que um auditor solicita para registros baseados em GPS. Os motoristas podem adicionar uma parada para abastecimento em segundos, capturando a data, posto, galões, preço e o estado que gera o crédito fiscal. Uma foto do recibo é armazenada junto com a entrada, para que o endereço completo do vendedor e o tipo de combustível acompanhem o próprio ticket.
A partir de qualquer trimestre ou intervalo de datas, a FleetCollect produz um resumo CSV, uma pasta de trabalho XLSX com várias planilhas — totais por jurisdição, um registro de viagens com travessias de fronteiras estaduais e rodovias percorridas, um detalhamento por veículo e os pontos brutos de GPS por trás de cada milha — e um resumo em PDF. Os mesmos registros que preparam a declaração trimestral IFTA do operador são os que são entregues ao auditor.
"A maioria dos proprietários-operadores não é auditada porque fez algo errado — eles são escolhidos aleatoriamente e depois são solicitados a reconstruir um ano de milhas que nunca anotaram", disse Herman Armstrong, fundador da FleetCollect. "O objetivo disso é simples: a melhor época para ter um registro de quilometragem à prova de auditoria é o dia antes de a carta chegar. Se você está rastreando com a FleetCollect, a resposta para uma auditoria é um download, não um mês de procura em recibos."
O rastreamento IFTA da FleetCollect está disponível agora na App Store do iPhone e na Google Play Store. O guia de prontidão para auditoria — incluindo a lista completa de registros que os auditores solicitam — está disponível em fleetcollect.net.
A FleetCollect é operada pela Solve For Solutions LLC, de Carson, Califórnia, e fornece rastreamento de imposto sobre combustível IFTA, gestão de Arquivos de Qualificação de Motorista (DQF) do DOT sob o 49 CFR Parte 391, e um consórcio nacional de testes de drogas e álcool do DOT para proprietários-operadores e pequenas frotas em todos os Estados Unidos.
