O modelo de remuneração dominante na administração terceirizada de multifamiliares, que paga aos gestores uma porcentagem do aluguel arrecadado — tipicamente de 1,5% a 5% da receita bruta — cria um desalinhamento entre os incentivos dos gestores e os interesses dos proprietários, segundo Ron Kutas, CEO da OneWall Communities. Embora o modelo impulsione a geração sofisticada de receita, ele deixa a supervisão de despesas em grande parte não abordada, expondo os proprietários a um crescimento significativo de custos em contratos de serviços, manutenção e encargos administrativos.
Sob a estrutura de taxa baseada na porcentagem das cobranças, se um gestor reduz as despesas operacionais — cortando custos com fornecedores, melhorando a eficiência da manutenção ou renegociando contratos — o lucro operacional líquido aumenta, mas a taxa do gestor permanece a mesma, pois está atrelada à receita, não à lucratividade. Como explica Kutas: 'Se uma empresa de administração não aumenta os aluguéis, mas dedica todo o seu tempo à redução de despesas, o lucro operacional líquido da propriedade aumentará, o que satisfará a propriedade, mas a taxa deles permanecerá a mesma.' Esse problema estrutural significa que os gestores têm pouco incentivo financeiro para investir tempo na gestão de despesas.
As consequências se acumulam em várias áreas. Contratos de serviços para paisagismo, remoção de lixo, limpeza e remoção de neve são normalmente renovados anualmente, muitas vezes com aumentos de 2% a 5% ao ano que não são contestados. Kutas observa que esses valores 'podem chegar a dezenas, senão centenas de milhares de dólares anualmente' em um portfólio. Manutenção e reparos apresentam um problema relacionado: quando os técnicos não têm treinamento ou supervisão, podem chamar fornecedores externos desnecessariamente. Por exemplo, uma unidade de HVAC que poderia ser reparada por US$ 500 a US$ 750 pode ser substituída por US$ 7.500 a US$ 10.000 porque a taxa do gestor não é afetada pela escolha. Kutas descreve a justificativa de despesas como 'sempre um buraco negro'. Despesas gerais e administrativas adicionam outra camada, com as empresas de administração repassando custos indiretos corporativos para propriedades individuais de forma proporcional, com encargos acumulando-se ao longo do tempo.
Proprietários que dependem de relatórios mensais padrão enfrentam uma lacuna de visibilidade. Os relatórios focam em métricas de receita, como ocupação e crescimento do aluguel, não na justificativa de despesas. Os proprietários podem ver os valores gastos, mas não podem determinar se os reparos foram necessários ou se alternativas foram exploradas. Para investidores que subscrevem aquisições com base no lucro operacional líquido projetado, essa camada invisível de despesas pode corroer significativamente os retornos reais.
A OneWall Communities, que opera tanto como proprietária quanto como administradora terceirizada, estrutura a supervisão de despesas por meio de benchmarks regionais de custo por unidade e revisões linha por linha de cada categoria de despesa. A empresa pesquisa contratos de serviços anualmente para manter os fornecedores honestos e exige que todos os itens de reembolso sejam listados como anexos aos contratos de administração de propriedades. Kutas enfatiza que uma pergunta reveladora nas revisões de orçamento é: 'Quem é o principal fornecedor pago este mês e por quê?' Ele descreve uma propriedade de 450 unidades onde a resposta revelou um contratante de HVAC cobrando por cerca de 100 chamadas de serviço em um mês — quase 25% das unidades — desencadeadas por uma onda de calor que funcionários não treinados lidaram chamando fornecedores a US$ 180 por visita, em vez de explicar que o clima excedia a capacidade do sistema.
A abordagem da OneWall exige funcionários treinados no local, dados detalhados de benchmarking e tempo de gestão que não gera receita adicional de taxas sob contratos padrão. Para proprietários avaliando administradores terceirizados, a questão prática é se seu atual gestor tem algum motivo financeiro para realizar esse trabalho e, se não, quais termos de relatório ou contrato criariam um. Como observa Kutas, o modelo de porcentagem das cobranças recompensa apenas metade do trabalho, deixando os proprietários expostos ao crescimento descontrolado de despesas.
