As empresas estão se movendo mais rápido do que nunca, com reuniões preenchendo calendários e mensagens chegando constantemente. No entanto, muitas ainda lutam para melhorar o desempenho de maneiras mensuráveis. De acordo com Shaqeem Akbar-Downey, o problema nem sempre é esforço, mas direção. "Muitas equipes estão ocupadas de manhã à noite, mas nada importante realmente avança", diz ele. "As pessoas confundem movimento com progresso."
Akbar-Downey, que trabalha em gestão de marketing e publicidade e orienta jovens atletas, refere-se ao problema como a "armadilha do trabalho ocupado". Pesquisas da American Psychological Association mostram que multitarefa e mudança constante de tarefas podem reduzir a produtividade em até 40 por cento. Outro estudo da Universidade da Califórnia, Irvine descobriu que os trabalhadores podem levar mais de 20 minutos para recuperar totalmente o foco após interrupções. Apesar dessas descobertas, muitas empresas continuam operando em ambientes construídos em torno de reação constante.
Um empresário recentemente revisou um dia inteiro de trabalho com a equipe depois de notar uma queda no desempenho. "Percebemos que passamos horas respondendo a mensagens e discutindo ideias", explica Akbar-Downey. "No final do dia, quase nenhum trabalho principal havia sido concluído." O problema não era preguiça, mas foco fragmentado.
O trabalho ocupado cria a aparência de momentum através de respostas rápidas, atualizações intermináveis e reuniões constantes. No entanto, a atividade visível muitas vezes substitui a execução significativa. Akbar-Downey aponta semelhanças entre negócios e treinamento esportivo. "Nos esportes juvenis, você vê jogadores correndo constantemente, mas evitando os exercícios que realmente melhoram o desempenho", diz ele. "As empresas fazem o mesmo. As equipes permanecem ativas, mas evitam o trabalho mais profundo que requer concentração." Esse padrão cria inconsistência ao longo do tempo, com projetos começando rapidamente, mas perdendo estrutura no meio do caminho, e equipes reagindo emocionalmente em vez de sistematicamente.
Uma das maiores causas de execução desleixada é a mudança constante de tarefas. Um gerente de campanha descreveu recentemente a revisão do desempenho de marketing enquanto respondia simultaneamente a várias conversas, resultando em detalhes perdidos e informações incorretas enviadas aos clientes. "Todo mundo se sentia produtivo porque estava se movendo rápido", diz Akbar-Downey. "Mas velocidade sem estrutura geralmente cria mais retrabalho depois." Ele acredita que muitas empresas agora operam em um estado permanente de urgência, onde cada questão parece igualmente importante, um ambiente que destrói o foco.
Akbar-Downey recomenda uma abordagem mais estruturada, baseada em consistência e resultados mensuráveis. Suas recomendações incluem proteger blocos de trabalho ininterruptos todos os dias, reduzir a comunicação interna desnecessária, rastrear resultados concluídos em vez de atividade visível, construir sistemas repetíveis para revisões e acompanhamento, e parar mudanças antes que os processos tenham tempo de funcionar. Uma equipe que ele observou introduziu períodos de revisão fixos todas as manhãs antes de chamadas e reuniões começarem. "Em semanas, os erros caíram porque as pessoas finalmente tiveram tempo para pensar adequadamente", diz ele.
Pesquisas da Universidade de Stanford mostraram que a produtividade diminui drasticamente quando as pessoas trabalham consistentemente horas excessivas, com taxas de erro aumentando enquanto a precisão cai. Akbar-Downey acredita que muitas empresas confundiram exaustão com comprometimento. "A cultura da 'hustle' fez as pessoas pensarem que pressão constante é igual a desempenho", diz ele. "Geralmente, isso só cria trabalho desleixado." Em vez disso, rotinas estáveis criam resultados mais fortes a longo prazo. O mesmo princípio se aplica em programas de esportes juvenis, onde hábitos repetitivos muitas vezes importam mais do que motivação emocional. "Consistência supera intensidade na maioria das vezes", diz ele.
À medida que as empresas continuam operando em ambientes de ritmo acelerado, a pressão para permanecer constantemente ativo aumentou. Akbar-Downey acredita que as empresas que aprenderem a proteger o foco e a estrutura ganharão uma grande vantagem. "A maioria dos problemas de desempenho não começa porque as pessoas não têm talento", diz ele. "Eles começam porque os sistemas quebram sob distração." Seu conselho é simples: focar menos em parecer ocupado e mais em construir sistemas repetíveis que se mantenham sob pressão.
