A FleetCollect, plataforma de conformidade para proprietários-operadores e frotas de pequeno e médio porte, introduziu lembretes automáticos por SMS que notificam os motoristas quando os documentos em seu Arquivo de Qualificação do Motorista (DQF) estão próximos do vencimento. O recurso visa evitar a lacuna comum de conformidade em que um atestado médico vence ou uma revisão de MVR passa despercebida, muitas vezes descoberta apenas durante uma auditoria da DOT.
De acordo com o regulamento da FMCSA 49 CFR §391.51, toda transportadora deve manter um DQF para cada motorista, contendo 18 documentos entre registros pré-contratação, revisões anuais e testes contínuos. Os auditores da DOT frequentemente abrem esses arquivos primeiro, e eles são os mais frequentemente encontrados com deficiências. Os novos lembretes visam o processo de renovação que as transportadoras frequentemente esquecem, enviando mensagens de texto aos motoristas 30, 14, 7 e 1 dia antes do vencimento, e novamente se o documento expirar. O texto inclui um link seguro para o motorista fazer upload da renovação diretamente do celular, eliminando a necessidade de a equipe administrativa correr atrás da papelada.
A FleetCollect rastreia todos os 18 itens sob §391.51 — incluindo 8 registros pré-contratação, 3 revisões anuais, 3 categorias de testes contínuos e 4 itens condicionais — em um único painel. A plataforma integra-se com Checkr para solicitar MVRs, verificações de antecedentes e testes de drogas pré-contratação com um clique. Utiliza OCR integrado para ler documentos enviados, permite que os motoristas enviem registros por meio de um portal seguro, armazena tudo criptografado com retenção de vários anos e exporta um PDF completo e pronto para auditoria para qualquer motorista.
De acordo com o fundador da FleetCollect, Herman, que teve uma CNH por mais de uma década e administrou sua própria autoridade, “O atestado médico que ninguém lembrou é a coisa que reprova sua auditoria. O motorista tem o documento e um telefone. O software deveria apenas pedir a ele no momento certo — e ler a data para que ninguém precise. Isso não deveria ser um recurso premium; deveria simplesmente acontecer.” Os lembretes funcionam automaticamente em todos os planos, sem custo adicional, e operam com consentimento do motorista atestado pela transportadora, com opção de resposta para cancelamento.
A FleetCollect é projetada para transportadoras que as plataformas empresariais frequentemente ignoram, desde proprietários-operadores de um único caminhão até frotas de médio porte em operações como transporte de automóveis e transporte agrícola. Funciona junto com qualquer ELD que a transportadora já utilize, como Samsara ou Motive, cuidando da papelada de conformidade que esses sistemas não tratam. As transportadoras relatam que a plataforma é fácil de começar a usar, mesmo para usuários menos experientes em tecnologia. Sarah Chen, Gerente de Frotas da Mountain Transport, observou: “Passamos na nossa auditoria da FMCSA com zero deficiências graças à FleetCollect. O auditor ficou impressionado com o quão organizados estavam nossos DQFs.”
O impacto deste recurso é significativo para a indústria de transporte rodoviário, pois a não conformidade com os requisitos do DQF pode levar a falhas em auditorias, multas e ordens de paralisação. Ao automatizar lembretes e simplificar a coleta de documentos, a FleetCollect ajuda as transportadoras a manter a conformidade contínua, reduzindo a carga administrativa e o risco de auditoria. Todo plano inclui um teste gratuito de 7 dias, e os lembretes automáticos por SMS são padrão. Saiba mais em https://fleetcollect.net.
